Politique de confidentialité de la plateforme

1. INTRODUCTION

La présente politique de confidentialité décrit comment Notae AI ("nous", "notre", "nos") collecte, utilise et protège vos données personnelles lors de l'utilisation de notre application destinée aux professionnels du droit.

2. DÉFINITIONS

Dans le développement de ses activités commerciales et la gestion de son personnel et de ses fournisseurs, Notae intervient en qualité de responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du Règlement Général relatif à la Protection des données personnelles (« RGPD »)

Dans le cadre de la fourniture de l'application Notae et des services associés, NOTAE intervient en tant que : « sous-traitant » au sens de l'article 4.8 du RGPD ; et « fournisseur » au sens de l'article 3.3 du Règlement établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle (« IA ACT »). Le dispositif fourni par Notae est donc mis en œuvre sous la responsabilité du client, en tant que responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD.

3. INFORMATIONS COLLECTÉES

Nous collectons les informations suivantes :

  • Prénom
  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Fichiers audio ou document(s) que vous enregistrez afin d'en obtenir une retranscription qui sera générée par IA, dont le contenu peut faire référence à des tiers
  • Transcriptions textuelles générées par IA à partir des fichiers audios ou de sources documentaires sélectionnées par vous.
  • Données techniques de connexion et d'utilisation

4. UTILISATION DES DONNÉES collectées par l'application

Vos données sont utilisées pour :

  • Vous permettre de vous authentifier et vous connecter à l'application via Clerk
  • Fournir le service de transcription des contenus audios en texte et de génération de contenu que vous effectuez depuis l'application, qui est effectuée à l'aide de nos modèles d'IA Générative.

Par ailleurs vos données personnelles peuvent être utilisées afin de :

  • Vous contacter concernant votre compte ou nos services
  • Améliorer nos services et résoudre les problèmes techniques
  • Respecter nos obligations légales

5. BASE LÉGALE

Le traitement de vos données personnelles est basé sur :

  • L'exécution du contrat de service
  • Nos obligations légales
  • Notre intérêt légitime à améliorer nos services

NB : Dans le cadre de la génération de compte rendu texte à partir d'enregistrements audios, effectuée pour le compte des clients (en tant que sous-traitant), il appartient au client responsable de traitement de déterminer la base de licéité qui justifie le traitement au sens de l'article 6 du RGPD.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à adresser votre demande à bonjour@notae.ai

6. DESTINATAIRES DES DONNEES COLLECTEES

6.1 ACCÈS TECHNIQUE par Notae

Les services techniques de Notae sont susceptibles d'avoir accès à certaines données personnelles, en cas de besoin et à la demande du client.

6.2 UTILISATION DES SERVICES TIERS

Notre application utilise également les services suivants :

a) Clerk :

  • Utilisé uniquement pour l'authentification et la connexion vers l'application mobile
  • Collecte et traite les informations d'identification (email, nom, prénom)
  • La création de compte se fait exclusivement via le site web
  • Politique de confidentialité de Clerk disponible sur : https://clerk.com/privacy

b) Sentry :

  • Utilisé pour la surveillance technique et la détection d'erreurs dans l'application mobile et la génération de retranscription texte.
  • Collecte des données techniques préalablement anonymisées
  • Politique de confidentialité de Sentry disponible sur : https://sentry.io/privacy/

c) Gladia :

  • Utilisé exclusivement pour la conversion des fichiers audio en texte.
  • Une fois l'audio retranscrit en texte, l'audio est automatiquement supprimé des serveurs de Gladia et de nos serveurs.
  • Aucun audio n'est conservé une fois la retranscription écrite effectuée. La suppression de l'audio est définitive.

d) Google Cloud :

  • Utilisé exclusivement pour le fonctionnement du modèle IA utilisé et fourni par l'intermédiaire de Google Cloud Vertex AI afin de générer les rédactions de contenu (de type compte rendu ou autres) basé sur les retranscriptions de textes générées par Gladia, ou les documents importés depuis la plateforme en ligne.
  • Les serveurs Google Cloud Vertex AI sont exclusivement localisés dans l'Union Européenne.
  • Les fichiers de transcription texte généré par Gladia, les données liées aux documents importés depuis la plateforme en ligne et les contenus générés sont automatiquement effacés une fois que le contenu généré est retourné par Google Cloud Vertex AI.

e) HETZNER :

  • Utilisé pour l'hébergement des comptes rendus (générés par Vertex IA).
  • Les serveurs de cet Hébergeur européen sont exclusivement localisés en Allemagne.

7. PARTAGE DES DONNÉES

Notae AI ne vend pas vos données personnelles. Seuls nos prestataires techniques peuvent avoir accès à vos données dans le strict besoin du service utilisé : Clerk pour l'authentification, Sentry pour le suivi technique, Hetzner dans le cadre de l'hébergement des fichiers audios et des transcriptions texte.

Gladia et Google Cloud Vertex AI fournissent les modèles IA que nous utilisons pour la retranscription en texte et la génération de contenu. Ils n'ont pas accès au contenu des enregistrements audios, ni à leur transcription texte, ni aux autres sources de contenu déposés une fois les requêtes effectuées. Aucune sauvegarde des données n'est effectuée sur leurs serveurs.

Dans certains cas définis par la réglementation ou des actes de procédures, les autorités compétentes peuvent avoir accès aux données personnelles stockées par Notae AI, si la réglementation ou l'acte de procédure l'exige.

8. CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour :

  • Développer nos activités économiques
  • Fournir nos services
  • Respecter nos obligations légales
  • Résoudre les litiges
  • Faire respecter nos accords

Dans le cadre de notre politique de prospection et développement commerciale,
Les données relatives aux prospects susceptibles d'être intéressés par nos services sont conservées jusqu'à 3 ans maximum à compter du dernier contact.

Dans le cadre de la fourniture de nos services et de la gestion des abonnements et facturations,
les données relatives aux clients sont conservées durant la période de l'abonnement en cours, et jusqu'à 5 ans à compter de la résiliation de l'abonnement s'agissant des informations contractuelles. Les informations comptables sont conservées jusqu'à 10 ans à compter de la résiliation de l'abonnement.

Dans le cadre de la fourniture des services de transcription texte :
Les fichiers audios sont automatiquement effacés à compter de la génération du fichier de transcription en texte de cet enregistrement audio.
Les transcriptions sont conservées par défaut jusqu'à 12 mois, et automatiquement effacées à l'expiration de ce délai, à défaut de paramétrage par le client (« responsable de traitement »).

Les données d'authentification sont conservées pour des raisons techniques (traçabilité) et légales, dans le cadre des politiques de conservation de Clerk.

9. STOCKAGE ET SÉCURITÉ

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données :

  • Les données personnelles contenues dans les transcriptions texte des enregistrements audios et les contenus générés ne sont accessibles qu'après authentification de l'utilisateur au moyen d'un dispositif robuste, garantissant la confidentialité.
  • Surveillance continue des incidents de sécurité
  • L'ensemble des composants logiciels ou des équipements informatiques et réseaux, qui interviennent dans le traitement, sont régulièrement mis à jour
  • Les politiques et procédures de sécurité adéquates sont mises en œuvre.
  • Le personnel est régulièrement sensibilisé et formé aux bonnes pratiques en matière de protection des données.

10. VOS DROITS

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants dans les conditions applicables définies aux articles 15 à 22 du RGPD :

  • Accès à vos données
  • Rectification de vos données
  • Effacement de vos données
  • Limitation du traitement des données
  • Portabilité des données
  • Opposition au traitement
  • Retrait du consentement
  • Le cas échéant, le droit à ne pas faire l'objet d'une décision entièrement automatisée.

Afin d'exercer vos droits, nous vous invitons à adresser votre demande par mail à bonjour@notae.ai Notae AI - 60 rue François 1er - 75008 Paris

Si malgré tous nos efforts vous n'étiez pas satisfaits par la réponse apportée à l'une de vos demandes, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07

11. MODIFICATIONS

Notae AI se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication dans l'application.

12. CONTACT

Pour toute question concernant cette politique, pour exercer vos droits ou pour demander la création d'un compte, contactez-nous à :
bonjour@notae.ai
Notae AI - 60 rue François 1er - 75008 Paris